سياسة الملفات

تحدد سياسة الملفات والمستندات المعايير المعتمدة لرفع الملفات في منصة معايير سوار لخدمات الأعمال، بهدف ضمان جودة البيانات وسهولة المعالجة وحماية معلومات المنشأة.

1. الهدف من السياسة

تساعد هذه السياسة فرق العمل لدى المنشآت على تجهيز المستندات بالشكل المناسب قبل رفعها عبر بوابة العميل، وتقلل التأخير الناتج عن ملفات غير مقروءة أو ناقصة أو بصيغ غير مدعومة.

2. أنواع الملفات المقبولة

• مستندات: PDF، Word (DOC/DOCX)
• جداول وبيانات: Excel (XLS/XLSX)، CSV
• صور: JPG، JPEG، PNG، WebP

يُفضَّل رفع الفواتير والمستندات الرسمية بصيغة PDF عند الإمكان، ورفع البيانات التفصيلية بصيغة Excel أو CSV.

3. الحد الأقصى وحجم الملف

قد تُحدَّد قيود على حجم الملف الواحد من خلال المنصة. عند تجاوز الحد، يرجى تقسيم البيانات إلى ملفات أصغر أو التواصل مع فريق معايير سوار لترتيب رفع بديل.

4. تسمية الملفات وتنظيمها

• استخدم أسماء واضحة تشير إلى نوع المستند والفترة (مثال: مبيعات-يناير-2026.xlsx).
• ارفع الملفات ضمن التصنيف أو الفترة الصحيحة في البوابة.
• تجنّب الملفات المضغوطة (ZIP/RAR) ما لم يُتفق على ذلك مسبقاً.
• تأكد من وضوح الصور الممسوحة ضوئياً وقابليتها للقراءة.

5. جودة البيانات والمستندات

• أن تكون البيانات مكتملة وتغطي الفترة المطلوبة.
• أن تتطابق المبالغ والتواريخ مع المصدر الأصلي قدر الإمكان.
• أن لا تحتوي الملفات على محتوى مخالف للأنظمة أو حقوق الغير.
• أن تكون المستندات خاصة بالمنشأة المتعاقدة فقط.

6. التخزين والأمان

• تُخزَّن الملفات في بيئة آمنة مع روابط مؤقتة للوصول.
• لا تُوفَّر روابط عامة دائمة للملفات الحساسة.
• تُحفظ إصدارات المستندات عند التحديث دون حذف النسخ السابقة تلقائياً.
• يقتصر الوصول على المستخدمين المخوّلين داخل معايير سوار وفق الصلاحيات.

7. مسؤولية المنشأة

تتحمل المنشأة مسؤولية دقة المستندات والبيانات المرفوعة، وعن أي أضرار ناتجة عن رفع معلومات خاطئة أو مستندات غير مكتملة. كما تتحمل مسؤولية الحصول على التراخيص اللازمة لمشاركة المستندات مع معايير سوار.

8. مراجعة معايير سوار

يحق لمعايير سوار مراجعة المستندات وطلب استكمالها أو إعادة رفعها عند وجود نقص أو عدم وضوح. الملاحظات الداخلية بين فريق العمل لا تظهر للعميل في بوابة المنشأة.

9. الاحتفاظ بالملفات

تُحفظ الملفات للمدة اللازمة لتقديم الخدمة والوفاء بالالتزامات التعاقدية. عند إنهاء الخدمة، تُطبَّق إجراءات الأرشفة أو الحذف وفق الاتفاق مع المنشأة والأنظمة ذات الصلة.

10. التواصل

للاستفسار عن رفع المستندات أو معايير القبول:

• البريد: info@maayeerswar.sa
• الجوال: 0532908898

آخر تحديث: يونيو 2026